Kort gezegd: supplier enablement betekent leveranciers klaarmaken om met uw processen en systemen te werken: inkooporders ontvangen, e-facturen met de juiste inkooporderreferentie versturen, catalogi bijhouden en hun gegevens up-to-date houden. Het loont voor strategische en frequente leveranciers. Voor de lange staart van kleine leveranciers is de inspanning per leverancier hoog en het volume laag. Een centrale crediteur maakt het overbodig om die leveranciers één voor één te enablen.
Wat supplier enablement omvat
- de leverancier registreren in uw purchase-to-pay-platform of leveranciersportaal;
- inkooporders elektronisch ontvangen;
- gestructureerde e-facturen versturen, bijvoorbeeld via Peppol, met uw inkoopordernummer;
- catalogi of punch-outshops met afgesproken prijzen publiceren;
- bedrijfsgegevens, bankgegevens en compliancedocumenten up-to-date houden.
Waarom het moeilijk is in de lange staart
Enablementcampagnes werken goed voor leveranciers die honderden facturen per jaar sturen. In de staart ziet het er anders uit:
- er zijn veel leveranciers, elk met maar een paar transacties;
- kleine leveranciers hebben vaak geen IT-team en willen niet inloggen op nog een klantenportaal;
- het werk moet voor elke nieuwe leverancier opnieuw gebeuren, en gegevens verouderen snel;
- eenmalige leveranciers zijn al weg voor de enablement klaar is.
Het resultaat is een gemengd beeld: sommige leveranciers zijn geënabled, veel niet, en de crediteurenadministratie verwerkt nog altijd pdf-facturen en ontbrekende inkooporderreferenties.
Een eenvoudige regel: rechtstreeks enablen of via één crediteur
- Rechtstreeks enablen: strategische leveranciers en leveranciers met veel facturen per jaar. Koppel ze via Peppol of uw platform, met contracten en catalogi.
- Via een centrale crediteur: tail-leveranciers, occasionele leveranciers en eenmalige leveranciers. U enablet één crediteur in plaats van honderden kleine leveranciers.
Hoe dit werkt met Spot Buy Center
Spot Buy Center is het centrale aanspreekpunt voor tail-leveranciers. Leveranciers ontvangen de bestelling, leveren aan uw bedrijf, factureren aan Spot Buy Center en worden op tijd betaald. Uw bedrijf ontvangt één digitale factuur per inkooporder, via Peppol of een ander kanaal dat u kiest, altijd met uw eigen inkooporderreferentie. Tail-catalogi voor terugkerende artikelen zitten in elk plan.
Ook voor leveranciers is het eenvoudig: één contact voor veel grote klanten, geen apart portaal per klant en betrouwbare betaling. Meer informatie voor leveranciers vindt u bij verkopen aan grote bedrijven.
Checklist
- Rangschik uw leveranciers volgens aantal facturen en jaarlijkse uitgaven.
- Kies welke leveranciers u rechtstreeks enablet; houd die groep klein.
- Laat alle andere leveranciers via een centrale crediteur lopen.
- Maak de inkooporderreferentie verplicht op elke factuur.
- Herbekijk de verdeling één keer per jaar.
Veelgestelde vragen
Moeten tail-leveranciers zich registreren in ons P2P-platform?
Nee. Zij werken met Spot Buy Center. Alleen Spot Buy Center wordt als crediteur in uw systemen aangemaakt.
Kunnen we rechtstreekse enablement en een centrale crediteur combineren?
Ja. Dat is de gebruikelijke opzet: strategische leveranciers worden rechtstreeks gekoppeld, de staart loopt via de centrale crediteur.
En de verplichtingen rond e-facturatie?
U ontvangt gestructureerde facturen van één crediteur, zodat het aantal e-facturatiekoppelingen minimaal blijft. Lees meer in e-facturatie in België en Frankrijk.
Wilt u weten welke leveranciers het waard zijn om te enablen? Praat met ons over uw tail spend.
