Kort gezegd: sinds 1 januari 2026 moeten Belgische bedrijven binnenlandse B2B-facturen als gestructureerde e-facturen via Peppol versturen en ontvangen. Sinds 1 september 2026 moet elk bedrijf in Frankrijk gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen, en moeten grote en middelgrote bedrijven ze ook versturen. Voor tail spend is dat een echte uitdaging: honderden kleine leveranciers, die elk anders klaar zijn. Een centrale-crediteurmodel lost dit aan de bron op, want uw bedrijf ontvangt per inkooporder één gestructureerde factuur van één crediteur, ongeacht de leverancier.
Wat is er veranderd in België?
Sinds 1 januari 2026 moeten btw-plichtige bedrijven in België facturen voor binnenlandse B2B-transacties in een gestructureerd elektronisch formaat (EN 16931) uitwisselen via het Peppol-netwerk. Een pdf per e-mail telt niet langer als e-factuur.
- Toepassingsgebied: binnenlandse transacties tussen Belgische btw-plichtige bedrijven. Verkopen aan consumenten en grensoverschrijdende facturen vallen er voorlopig niet onder.
- Tolerantieperiode: de fiscus legde van januari tot maart 2026 geen boetes op aan bedrijven die konden aantonen dat ze zich redelijk hadden voorbereid. Sinds 1 april 2026 wordt volledig gehandhaafd.
- Boetes: € 1.500 bij een eerste overtreding, € 3.000 bij een tweede en € 5.000 bij volgende overtredingen.
- Volgende stap: e-reporting van factuurgegevens aan de fiscus staat gepland voor 2028.
Wat is er veranderd in Frankrijk?
De Franse hervorming ging van start op 1 september 2026. Elk bedrijf dat in Frankrijk gevestigd is, moet nu gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen via een erkend platform (plateforme agréée). Grote en middelgrote bedrijven moeten ook gestructureerde e-facturen versturen en e-reportinggegevens doorgeven. Kmo's hebben tot 1 september 2027 om met versturen te starten.
- Formaten: Factur-X, UBL of CII. Een gewone pdf volstaat niet.
- Factuurstatus: facturen volgen nu een levenscyclus met statussen zoals ontvangen, geweigerd, aanvaard en betaald.
- Toepassingsgebied: binnenlandse B2B-transacties. Intracommunautaire leveringen en export worden apart gemeld via e-reporting.
Waarom tail spend het moeilijkste deel is
Strategische leveranciers zijn meestal klaar: ze hebben een ERP-systeem, een accesspoint en een eigen financeteam. De lange staart ziet er anders uit. Die bestaat uit honderden kleine leveranciers die elk een paar facturen per jaar sturen: een lokale aannemer, een gespecialiseerde werkplaats, een eenmalige eventleverancier. Velen zijn nog niet volledig klaar, of sturen facturen zonder referentie naar de inkooporder.
Voor de crediteurenadministratie betekent dit:
- de e-facturatiereadiness van honderden kleine leveranciers controleren;
- geweigerde of onvolledige facturen opvolgen, leverancier per leverancier;
- een mix van kanalen openhouden voor leveranciers die nog niet klaar zijn;
- facturen aan inkooporders koppelen als de referentie ontbreekt.
De inspanning is dezelfde voor een factuur van € 90 als voor een factuur van € 90.000. In de staart wordt die inspanning gespreid over veel kleine bedragen.
Hoe een centrale-crediteurmodel de verplichting opvangt
Met een centrale-crediteurmodel ontvangt uw bedrijf geen facturen meer van tail-leveranciers. Spot Buy Center plaatst de bestelling, ontvangt en controleert de leveranciersfactuur, betaalt de leverancier en factureert uw bedrijf.
- Eén digitale factuur per inkooporder: elke factuur verwijst naar uw eigen inkooporder, zodat de matching automatisch gebeurt.
- Via het kanaal dat u kiest: Peppol, of een ander gestructureerd formaat dat uw ERP of platform aanvaardt.
- Eén crediteur om in te stellen: in plaats van de readiness van honderden kleine leveranciers te controleren, koppelt uw AP-team één crediteur.
- Kleine leveranciers blijven beschikbaar: medewerkers kunnen bij elke leverancier blijven bestellen, ook bij leveranciers die nog niet klaar zijn voor e-facturatie.
Een praktische checklist voor financeteams
- Splits uw leveranciersbestand in strategische leveranciers en tail-leveranciers (bijvoorbeeld op aantal facturen en jaarlijkse uitgaven).
- Koppel strategische leveranciers rechtstreeks via Peppol of uw erkend platform.
- Breng tail-leveranciers en eenmalige leveranciers onder bij een centrale crediteur, zodat hun facturen u bereiken als één gestructureerde factuur per inkooporder.
- Controleer of een inkooporderreferentie verplicht is op elke factuur.
- Volg elk kwartaal het aantal leveranciers en facturen op.
Veelgestelde vragen
Moeten onze kleine leveranciers op Peppol zitten om met Spot Buy Center te werken?
Nee. Zij factureren aan Spot Buy Center. Uw bedrijf ontvangt per inkooporder één gestructureerde factuur van Spot Buy Center.
Vervangt dit onze eigen e-facturatieoplossing?
Nee. U houdt uw eigen Peppol-koppeling of erkend platform voor strategische leveranciers. Spot Buy Center neemt de lange staart over.
Is dit alleen relevant voor België en Frankrijk?
Nee. Ook andere EU-landen voeren gelijkaardige regels in, en de EU plant digitale rapportering voor grensoverschrijdende transacties vanaf 2030. Hoe minder leveranciers u rechtstreeks laat factureren, hoe eenvoudiger elke wijziging wordt.
Wilt u weten wat dit betekent voor uw leveranciersbestand? Praat met ons over uw tail spend of lees meer over P2P en e-facturatie.
