Kortom: Aankoopkaarten (P-cards) zijn een snelle manier om kleine aankopen te betalen, en ze werken goed voor webwinkels, abonnementen en reizen. Voor de overige kleine leveranciers schieten ze vaak tekort: veel B2B-leveranciers accepteren geen kaarten, er is geen inkooporder, bonnen en btw-facturen moeten achteraf worden verzameld en de financiële afdeling moet nog steeds elke kaarttransactie afstemmen. Een centrale crediteur werkt precies andersom: elke aankoop begint met een inkooporder, elke leverancier kan worden gebruikt en u ontvangt één digitale factuur per inkooporder. U kunt ook beide gebruiken, elk voor datgene waar het het beste in is.
Wat is een inkoopkaart?
Een aankoopkaart is een bedrijfscreditcard of -betaalkaart die aan medewerkers of afdelingen wordt verstrekt om goederen en diensten van geringe waarde rechtstreeks te betalen. Het principe is eenvoudig: in plaats van een nieuwe leverancier aan te maken en een factuur te verwerken, betaalt de medewerker met de kaart en stuurt de bank elke maand één gezamenlijk afschrift.
Waar inkoopkaarten goed werken
- webwinkels en online marktplaatsen die uitsluitend kaartbetalingen accepteren;
- softwareabonnementen en online diensten;
- reizen, hotels en kaartjes voor evenementen;
- dringende, zeer kleine aankopen waarbij snelheid belangrijker is dan de procedure.
Waar aankoopkaarten tekortschieten
- Niet elke leverancier accepteert betaalkaarten: lokale dienstverleners, aannemers en veel B2B-leveranciers verwachten een inkooporder en vragen om betaling op basis van een factuur.
- Er wordt vooraf geen inkooporder opgesteld: de aankoop wordt eerst betaald en pas daarna gecontroleerd, wat de begrotingscontrole en -goedkeuring bemoeilijkt.
- Kassabonnen en btw-facturen: medewerkers moeten voor elke kaartbetaling een correcte factuur op naam van het bedrijf ontvangen, anders kan de btw niet worden teruggevorderd.
- Afstemming: de financiële afdeling koppelt nog steeds elke post op het creditcardafschrift aan een kassabon, een kostenplaats en een grootboekrekening.
- Beperkte gegevens: op een creditcardafschrift staan de naam van de handelaar en het bedrag vermeld, maar niet wat er is gekocht, door wie en voor welk project.
- Betalingsvoorwaarden: een betaling met een kaart wordt onmiddellijk verwerkt, waardoor u het voordeel van uw eigen betalingsvoorwaarden verliest.
- Risico: verlies van kaarten, misbruik en aankopen die niet aan het beleid voldoen, worden pas ontdekt nadat het geld al is uitgegeven.
- E-facturering: de verplichtingen inzake gestructureerde e-facturering, zoals Peppol in België, gelden nog steeds voor de onderliggende B2B-aankoop, maar bij kaartbetalingen wordt zelden een gestructureerde factuur verstrekt.
Hoe een ' centrale crediteur ' werkt
Met een centrale crediteur fungeert Spot Buy Center als tussenpersoon tussen uw organisatie en al uw kleine leveranciers. Een medewerker vraagt bij een willekeurige leverancier of webwinkel aan wat hij of zij nodig heeft; de aanvraag wordt goedgekeurd via uw eigen workflow en krijgt een inkoopordernummer. Spot Buy Center plaatst de bestelling, betaalt de leverancier (ook online of met een kaart, indien de leverancier dat vereist), controleert de factuur van de leverancier en stuurt u één digitale factuur per inkooporder, via Peppol of een ander kanaal naar keuze. U betaalt één crediteur volgens uw eigen betalingsvoorwaarden.
Aankoopkaarten en een ‘ centrale crediteur ’ vergeleken
- Controle: een kaart wordt na betaling gecontroleerd; een centrale crediteur begint met een goedgekeurde inkooporder.
- Keuze van de leverancier: een kaart werkt alleen op plaatsen waar kaarten worden geaccepteerd; een centrale crediteur werkt bij elke leverancier.
- Facturen: voor een kaart zijn de door medewerkers verzamelde bonnen nodig; via centrale crediteur ontvangt u per bestelling één digitale factuur met uw inkoopordernummer.
- Gegevens: op een kaart staan een handelaar en een bedrag vermeld; in een „ centrale crediteur ” wordt aangegeven wat er is gekocht, door wie, bij welke leverancier en voor welke kostenplaats.
- Betalingsvoorwaarden: bij betaling met een kaart wordt het bedrag direct afgeschreven; bij een ‘ centrale crediteur ’ betaal je op de door jou gekozen voorwaarden.
- Financiële administratie: een creditcardafschrift moet nog steeds regel voor regel worden afgestemd; een centrale crediteur biedt je één crediteur en gestructureerde gegevens.
Gebruik ze allebei, elk voor datgene waar het het beste in is
Aankoopkaarten en een centrale crediteur sluiten elkaar niet uit. Een praktische indeling is om kaarten te gebruiken voor reizen, abonnementen en een klein aantal aankopen die alleen met een kaart kunnen worden gedaan, en alle andere kleine aankopen, incidentele aankopen en eenmalige leveranciers via de centrale crediteur af te handelen. Zo behoud je de snelheid van een kaart waar dat zinvol is, en krijg je elders meer controle, facturen en gegevens.
Veelgestelde vragen
Kunnen werknemers nog steeds zonder kaart in webwinkels winkelen?
Ja. Ze vragen het artikel aan bij een willekeurige webwinkel en Spot Buy Center regelt en betaalt de bestelling, dus je hebt zelf geen creditcard nodig.
Vervangt de ' centrale crediteur ' onze inkoopkaarten?
Niet per se. Je kunt een beperkt aantal kaarten houden voor reizen en abonnementen en de rest overzetten naar de centrale crediteur.
Hoe bepalen we welke aankopen waar terechtkomen?
Bekijk je creditcardafschriften en facturen van kleinere leveranciers van de afgelopen 12 maanden. Aankopen waarvoor een inkooporder of een btw-factuur nodig is, of bij leveranciers die geen creditcards accepteren, komen goed in aanmerking voor de centrale crediteur.
Lees meer over de diensten vancentrale crediteur , bekijk een vergelijking van de opties optail spend of neem contact met ons op over uw tail spend.
