Kort gezegd: er zijn vijf gangbare manieren om tail spend te beheren: intern afhandelen, inkoopkaarten gebruiken, kopen via een B2B-marktplaats, een master vendor-betaalplatform inzetten, of het uitbesteden aan een managed service met een centrale crediteur. Ze verschillen vooral in hoeveel leveranciers en facturen ze schrappen, of sourcing inbegrepen is, en hoeveel werk bij uw eigen teams blijft.
De vijf opties
1. Intern, via de gebruikelijke P2P-procedure
Elke leverancier wordt aangemaakt en elke factuur wordt verwerkt door uw eigen teams. Volledige controle, maar de hoogste kost per bestelling en het grootste leveranciersbestand.
2. Inkoopkaarten
Werknemers betalen kleine aankopen met een kaart. Dat gaat snel bij kleine bedragen, maar er zijn weinig gegevens over de uitgaven, voor btw-teruggave zijn kassabonnen nodig en veel B2B-leveranciers accepteren geen kaarten.
3. B2B-marktplaats
Eén webwinkel met veel verkopers en één factuur. Efficiënt voor standaardartikelen uit de catalogus, maar beperkt tot het aanbod van de marktplaats. Diensten en gespecialiseerde artikelen vallen hier doorgaans buiten.
4. Master vendor-betaalplatform
Een platform wordt de officiële leverancier (vendor of record) en betaalt leveranciers namens u, zodat u één leverancier in uw ERP hebt. Uw eigen teams zoeken nog altijd zelf leveranciers, onderhandelen en plaatsen bestellingen.
5. Managed service met een centrale crediteur
Een partner neemt het volledige proces voor niet-strategische uitgaven over: sourcing, bestellingen, leveranciersfacturen en betalingen, en factureert u per inkooporder. Uw teams keuren alleen nog aanvragen goed.
Naast elkaar vergeleken
- Leveranciers in uw ERP: intern allemaal; met kaarten weinig; met een marktplaats één per marktplaats; met een master vendor-platform of een centrale-crediteurdienst één.
- Werkt met elke leverancier: ja intern, bij master vendor-platforms en bij centrale-crediteurdiensten; bij inkoopkaarten alleen leveranciers die kaarten aanvaarden; bij een marktplaats alleen de verkopers op die marktplaats.
- Goederen en diensten: beide intern, bij master vendor-platforms en bij centrale-crediteurdiensten; vooral goederen bij kaarten en marktplaatsen.
- Sourcing inbegrepen: alleen bij een managed centrale-crediteurdienst; een marktplaats biedt zoeken in de catalogus.
- Uitgavengegevens per bestelling: beschikbaar bij alle opties, behalve bij inkoopkaarten, waar deze gegevens beperkt zijn.
- Werk dat bij uw teams blijft: intern alles; bij kaarten bonnetjes en afstemming; bij een marktplaats het bestellen; bij een master vendor-platform sourcing en bestellen; bij een managed centrale-crediteurdienst alleen de goedkeuring.
Welke optie past bij welke situatie?
- Vooral standaardartikelen uit catalogi: een marktplaats of catalogi in uw P2P-tool.
- Veel bekende leveranciers die u via één leverancier wilt betalen: een master vendor-betaalplatform.
- Veel eenmalige verzoeken, diensten en onbekende leveranciers, en weinig interne capaciteit: een managed service met een centrale crediteur.
- Zeer kleine bedragen, reizen en abonnementen: inkoopkaarten, naast een van de bovenstaande opties.
De opties zijn te combineren. Veel organisaties houden kaarten voor kleine uitgaven en gebruiken één centrale route voor al de rest buiten hun contracten.
Waar Spot Buy Center past
Spot Buy Center is een managed service met een centrale crediteur en eigen purchase-to-pay-software. Klanten kiezen hoeveel ze uitbesteden: Self-service, Admin service of Full service, waarin ook sourcing zit. Tail-catalogi zijn inbegrepen in elk pakket. Zie centrale-crediteurdiensten, uitbesteding van inkoop en leveranciersconsolidatie.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een master vendor en een centrale crediteur?
Beide geven u één leverancier. Een centrale-crediteurmodel omvat meestal ook bestellen en sourcing; een master vendor-platform dekt vooral de betaling.
Kan een marktplaats tail spend management vervangen?
Alleen voor het deel van de tail spend dat de marktplaats verkoopt. Diensten en eenmalige aanvragen blijven over.
Welke optie vermindert het aantal leveranciers het meest?
Opties met één officiële leverancier voor alle niet-strategische uitgaven: een master vendor-platform of een centrale-crediteurdienst.
