Kort gezegd: uw leveranciersbestand verkleinen betekent het aantal actieve leveranciers in uw ERP verminderen, vooral in de lange staart van kleine en eenmalige leveranciers. De meest doeltreffende aanpak: uw uitgaven analyseren, leveranciers in segmenten verdelen, strategische leveranciers rechtstreeks houden en de staart onderbrengen bij een centrale crediteur. Medewerkers kunnen bij dezelfde leveranciers blijven kopen, terwijl uw ERP één crediteur bevat in plaats van honderden.
Waarom minder leveranciers belangrijk is
Elke actieve leverancier brengt vast werk mee: een leveranciersfiche, bankgegevens, btw- en compliancecontroles, factuurmatching, betaalrondes en opvolging. Dat werk is hetzelfde voor een leverancier die u één keer per jaar betaalt als voor een leverancier die u elke week betaalt. In de meeste grote organisaties zit het merendeel van de leveranciers in de staart, terwijl die maar een klein deel van de uitgaven vertegenwoordigen.
Een kleiner leveranciersbestand betekent minder administratie, minder betaalrisico's, zuiverdere stamgegevens en meer tijd voor aankoop om te werken met de leveranciers die er echt toe doen.
Stap 1: Verzamel 12 tot 24 maanden gegevens
Exporteer per leverancier: totale uitgaven, aantal facturen, aantal inkooporders, kostenplaatsen en de datum van de laatste factuur. Twaalf maanden is het minimum; met 24 maanden ziet u welke leveranciers echt terugkerend zijn.
Stap 2: Verdeel uw leveranciers in segmenten
- Strategische leveranciers: hoge uitgaven of cruciaal voor de werking.
- Belangrijke leveranciers: regelmatige aankopen, vaak een raamovereenkomst of catalogus waard.
- Tail-leveranciers (C-leveranciers): lage uitgaven, een paar facturen per jaar.
- Eenmalige leveranciers: één keer gebruikt, vaak voor een spot buy.
Stap 3: Beslis wat u met elk segment doet
Strategische en belangrijke leveranciers blijven in uw ERP, met contracten, catalogi en rechtstreekse e-facturatie. Tail- en eenmalige leveranciers zijn degene die u consolideert. Leveranciers zonder factuur in het voorbije jaar kunt u meestal deactiveren.
Stap 4: Breng de staart onder bij een centrale crediteur
Met een centrale crediteur bestellen medewerkers nog altijd bij elke leverancier die ze nodig hebben. De leverancier levert aan uw bedrijf, maar factureert aan de centrale crediteur, die de leverancier betaalt en u factureert met één digitale factuur per inkooporder, via Peppol of een ander kanaal dat u kiest. De leverancier heeft geen leveranciersfiche meer nodig in uw ERP.
Stap 5: Houd nieuwe leveranciers tegen
Een eenmalige opkuis houdt geen stand als er nieuwe leveranciersfiches blijven bijkomen. Spreek een eenvoudige regel af, bijvoorbeeld: nieuwe leveranciers worden alleen aangemaakt voor strategische categorieën of boven een afgesproken jaarbedrag. Al de rest, ook spot buys, loopt via de centrale crediteur.
Stap 6: Meet elk kwartaal
- aantal actieve leveranciers in uw ERP;
- aantal nieuw aangemaakte leveranciersfiches;
- aantal verwerkte leveranciersfacturen;
- aandeel van de uitgaven bij strategische leveranciers.
Veelgemaakte fouten
- De keuze te sterk beperken: als medewerkers niet kunnen kopen wat ze nodig hebben, zoeken ze een weg rond het proces en groeit maverick spend.
- Het als eenmalig project zien: zonder stap 5 groeit de staart binnen een jaar weer aan.
- De gebruikers vergeten: leg uit waarom het proces verandert en houd bestellen eenvoudig.
Veelgestelde vragen
Betekent een kleiner leveranciersbestand minder keuze?
Niet met een centrale crediteur. Medewerkers kunnen nog altijd bij elke leverancier kopen; alleen het aantal leveranciers in uw ERP daalt.
Welke leveranciers blijven in ons ERP?
Strategische leveranciers en leveranciers met veel facturen per jaar, waar een rechtstreekse relatie, een contract of een catalogus meerwaarde biedt.
Is dit alleen relevant voor grote organisaties?
Het is het belangrijkst voor organisaties met honderden of duizenden actieve leveranciers, waar de administratieve kost van de staart snel oploopt.
Lees meer over leveranciersconsolidatie en hoe een centrale-crediteurmodel AP-kosten verlaagt, of praat met ons over uw tail spend.
