Kort gezegd: bij een centrale-crediteurmodel koopt uw bedrijf bij veel leveranciers, maar betaalt het er maar één: een centrale partner die bestelt, de leveranciersfacturen ontvangt, de leveranciers betaalt en u factureert, met één digitale factuur per inkooporder. Uw ERP bevat één crediteur in plaats van honderden kleine, dus de crediteurenadministratie beheert veel minder leveranciersrecords en betalingen.
Waarom het duur is om kleine leveranciers te betalen
In de meeste grote organisaties is een kleine groep strategische leveranciers goed voor het grootste deel van de uitgaven. De lange staart is anders: honderden of duizenden leveranciers die elk een paar bestellingen per jaar krijgen. Elk van hen heeft toch een leveranciersrecord, bankgegevens, een compliancecontrole, factuurmatching en een betaalrun nodig.
De kosten van een factuur zijn niet afhankelijk van het bedrag. Een factuur van € 90 van een eenmalige leverancier doorloopt dezelfde stappen als een factuur van € 90.000 van een contractleverancier. Daarom genereert tail spend doorgaans het grootste deel van de leveranciersgegevens en facturen, terwijl dit slechts een klein deel van de totale uitgaven vertegenwoordigt.
Hoe een centrale-crediteurmodel werkt
- Een medewerker vraagt een product of dienst aan of bestelt deze bij een willekeurige leverancier via één platform.
- De centrale crediteur plaatst de bestelling bij de leverancier, of zoekt een leverancier voor een spot buy.
- De leverancier levert aan uw bedrijf en factureert de centrale crediteur, niet u.
- De centrale crediteur controleert en betaalt de leverancier.
- U ontvangt één digitale factuur per inkooporder, met uw inkoopordernummer, via het kanaal van uw keuze (Peppol of een ander formaat).
Uw financiële afdeling betaalt één crediteur volgens de overeengekomen betalingsvoorwaarden. De leveranciers worden op tijd betaald door een partner die hun facturen dagelijks verwerkt.
Waar de besparingen vandaan komen
- Minder leveranciersrecords. Nieuwe leveranciers hoeven niet langer in het ERP-systeem te worden aangemaakt, gevalideerd en bijgehouden. Eén record vervangt ze allemaal.
- Eenvoudigere factuurverwerking. Elke factuur is afkomstig van dezelfde crediteur, bevat uw inkoopordernummer en wordt digitaal aangeleverd, zodat deze automatisch kan worden gekoppeld in plaats van handmatig te worden gecontroleerd.
- Eén betalingsronde. U betaalt één crediteur in uw reguliere betalingsronde, in plaats van veel kleine overschrijvingen naar verschillende bankrekeningen.
- Minder werk op het gebied van naleving. Leverancierscontroles, btw-afhandeling en documentbeheer zijn in handen van de centrale crediteur.
- Meer inzicht. Omdat elke bestelling via één kanaal loopt, wordt alle tail spend op één plek gerapporteerd, per leverancier, categorie en kostenplaats. Zie inzicht in uitgaven.
Centrale crediteur versus een inkoopkaart
Een inkoopkaart vermindert ook het aantal facturen, maar de uitgaven blijven versnipperd. Kaartafschriften bevatten zelden de detailregels die finance nodig heeft, btw-recuperatie hangt af van bonnetjes die achteraf worden verzameld, en veel leveranciers aanvaarden geen kaart. Een centrale crediteur bewaart alle details van bestelling en factuur, werkt met elke leverancier en zorgt voor sourcing bij aanvragen zonder bekende leverancier.
Wanneer een centrale-crediteurmodel past
Het past het best wanneer uw leveranciersbestand veel leveranciers met lage jaarlijkse uitgaven bevat, wanneer medewerkers vaak eenmalige aankopen buiten catalogi nodig hebben, of wanneer uw crediteurenadministratie meer tijd kwijt is aan kleine facturen dan aan strategische. Strategische en gecontracteerde leveranciers blijven waar ze zijn; het model neemt alleen de tail over.
Hoe Spot Buy Center werkt als uw centrale crediteur
Spot Buy Center treedt sinds 2012 op als centrale crediteur voor grote Europese organisaties. Klanten bestellen alles buiten hun strategische contracten via één platform. Spot Buy Center verzorgt sourcing, bestellingen, leveranciersfacturen en betalingen, en de financiële afdeling ontvangt één digitale factuurstroom. Lees meer op onze pagina over centrale-crediteurdiensten, of bekijk wat het betekent voor financiële teams.
Veelgestelde vragen
Is een centrale crediteur hetzelfde als een master vendor?
Beide betekenen één leverancier voor veel leveranciers. De term "centrale crediteur" legt de nadruk op de financiële kant: één crediteur in uw ERP en één factuurstroom.
Raken we het contact met onze leveranciers kwijt?
Nee. U kiest nog steeds zelf de leverancier; de centrale crediteur neemt alleen het bestellen, factureren en betalen over.
Werkt het met elektronische facturering?
Ja. Elke factuur is digitaal en wordt verzonden via Peppol of een ander kanaal naar keuze. Zie P2P en e-facturering.
