Kortom: een nieuwe leverancier kost veel meer dan de aankoop zelf. Voordat de eerste factuur wordt betaald, moet iemand de leverancier aanvragen, de bedrijfs- en bankgegevens controleren, nalevingscontroles uitvoeren, de leverancier in het ERP-systeem aanmaken en deze goedkeuren. Daarna moet elke factuur worden afgestemd en betaald, en moet het leveranciersdossier worden bijgehouden. Voor een leverancier die je maar één keer gebruikt, kunnen die vaste kosten al snel hoger uitvallen dan de waarde van de bestelling. Een centrale crediteur neemt het grootste deel daarvan weg.
Waar komen de kosten vandaan?
De kosten van een nieuwe leverancier worden over verschillende teams verdeeld, waardoor ze zelden in één begrotingspost zichtbaar zijn:
- Aanvraag en goedkeuring: een medewerker vult een leveranciersaanvraagformulier in, waarna een leidinggevende of de inkoopafdeling dit goedkeurt.
- Controles: bedrijfsregistratie, btw-nummer, verificatie van de bankrekening en vaak ook screening op sancties en naleving van regelgeving.
- Aanmaken in het ERP-systeem: invoer van stamgegevens, betalingsvoorwaarden en een tweede persoon die de bankgegevens moet goedkeuren.
- Eerste factuur: de factuur wordt vaak zonder inkoopordernummer of in een ongebruikelijk formaat ontvangen, waardoor deze handmatig moet worden gekoppeld.
- Betaling: een betalingsronde, soms een spoedbetaling of een vooruitbetaling omdat er geen betalingsvoorwaarden waren overeengekomen.
- Onderhoud: bijwerken van bankgegevens, periodieke controles en het verwijderen van inactieve leveranciers.
Wat de benchmarks zeggen over facturen
Alleen al de factuurverwerking verschilt sterk van organisatie tot organisatie. Volgens het rapport ‘State of ePayables 2025’ van Ardent Partners bedragen de gemiddelde kosten voor het verwerken van een factuur 12,42 dollar, terwijl de best presterende organisaties een factuur verwerken voor 2,65 dollar. Kleine, incidentele leveranciers bevinden zich doorgaans aan de dure kant: hun facturen zijn op papier of in pdf-formaat, vaak zonder inkoopordernummer, en vergen meer handmatig werk.
Een eenvoudige manier om je eigen kosten te schatten
De maatstaven voor het inwerken van leveranciers lopen sterk uiteen, dus het beste cijfer is je eigen cijfer. Tel het aantal interne uren voor één nieuwe leverancier bij elkaar op en vermenigvuldig dit met de gemiddelde kosten per uur:
- de tijd die nodig is om de leverancier aan te vragen en goed te keuren;
- tijd om de bedrijfs-, btw- en bankgegevens te controleren en een nalevingscontrole uit te voeren;
- de tijd die nodig is om het leveranciersdossier in het ERP-systeem aan te maken en goed te keuren;
- het is tijd om de eerste factuur te controleren, goed te keuren en te betalen;
- tijd die wordt besteed aan vragen, herinneringen en correcties.
Zelfs als elke stap slechts een half uur tot een uur in beslag neemt, loopt het totaal al snel op tot enkele uren werk voor een leverancier die misschien maar één bestelling ontvangt. Vermenigvuldig dat met het aantal nieuwe leveranciers dat elk jaar wordt aangemaakt, en tel daar de inspanning bij op die nodig is om honderden inactieve leveranciersdossiers up-to-date te houden.
De kosten die je niet ziet
- Risico: elke nieuwe bankrekening biedt kans op betalingsfraude of fouten.
- Vertragingen: medewerkers moeten wachten tot de leverancier is aangemaakt voordat ze een bestelling kunnen plaatsen, of ze betalen met een persoonlijke kaart en vragen het bedrag achteraf terug.
- Kwaliteit van stamgegevens: dubbele en verouderde leveranciersgegevens bemoeilijken de rapportage en audits.
Hoe je de kosten kunt vermijden
Voor strategische en terugkerende leveranciers loont de moeite: je hebt een directe relatie, een contract en vaak een catalogus nodig. Voor eenmalige en incidentele leveranciers is dat meestal niet het geval. Met een centrale crediteur zorgt Spot Buy Center zelf voor de registratie, controle en betaling van de leverancier. Je organisatie houdt één crediteur bij in haar ERP-systeem, ontvangt één digitale factuur per inkooporder met je PO-nummer en betaalt volgens haar eigen betalingsvoorwaarden.
Veelgestelde vragen
Wanneer is het de moeite waard om een nieuwe leverancier aan te maken?
Wanneer u regelmatige aankopen of aanzienlijke uitgaven verwacht, of wanneer een contract en een directe relatie een meerwaarde bieden. Bij een eenmalige aankoop is dat zelden het geval.
Kunnen werknemers nog steeds bij de leverancier van hun keuze inkopen?
Ja. Met een ' centrale crediteur ' kunnen ze bij elke leverancier of webwinkel bestellen; alleen wordt het leveranciersrecord in uw ERP-systeem overgeslagen.
Hoe komen we achter onze eigen kosten per nieuwe leverancier?
Breng de bovenstaande stappen in kaart, vraag elk team hoeveel tijd ze daarvoor nodig hebben en vermenigvuldig dit met je uurtarief. Onze ROI-calculator voor ‘tail spend ’ helpt je bij het opstellen van de businesscase.
Lees meer over het betalen van een eenmalige leverancier zonder een nieuwe leverancier aan te maken, eenmalige betalingen aan leveranciers, of neem contact met ons op over uw tail spend.
