Kort gezegd: de eenvoudigste manier om een eenmalige leverancier te betalen zonder een nieuwe leverancier aan te maken, is de aankoop via een centrale crediteur te laten lopen. De centrale crediteur bestelt bij de leverancier, ontvangt de factuur, betaalt ze en factureert u daarna. Uw ERP krijgt nooit een nieuw leveranciersrecord, en de leverancier wordt toch op tijd betaald.
Waarom eenmalige leveranciers een probleem vormen
Een eenmalige aankoop begint vaak met een dringende behoefte: een reserveonderdeel, een gespecialiseerde dienst, een evenementenlocatie. De leverancier is nieuw en zal waarschijnlijk nooit meer worden ingeschakeld. Maar voordat de aankoop kan worden betaald, moet de financiële afdeling meestal eerst een leverancier aanmaken: bedrijfs- en bankgegevens verzamelen, btw- en sanctielijsten controleren, het dossier goedkeuren en het daarna bijhouden.
Het resultaat is voorspelbaar. De leveranciersbestanden raken vol met leveranciers die maar één keer zijn gebruikt. Het aanmaken van nieuwe leveranciers duurt dagen, dus zoeken medewerkers er een manier om dit te omzeilen. En elk inactief leveranciersrecord vormt een klein risico op fraude en nalevingsproblemen.
Vier manieren om een eenmalige leverancier te betalen
- Volledige onboarding van de leverancier. Maak de leverancier aan in het ERP zoals elke andere. Er is een leveranciersrecord nodig, en het proces is traag en duur voor één bestelling.
- Een account voor eenmalige leveranciers. Een algemeen record "eenmalige leverancier" in het ERP, waarbij de bankgegevens per factuur worden ingevoerd. Het bespaart onboardingtijd, maar de controle op bankgegevens is zwak, wat audit- en fraudrisico meebrengt.
- Een inkoopkaart. De medewerker betaalt met een kaart, dus er is geen leveranciersrecord nodig. Maar veel B2B-leveranciers aanvaarden geen kaarten, en de factuur- en btw-details zijn beperkt.
- Een centrale crediteur. Een partner bestelt, ontvangt de factuur en betaalt de leverancier; u betaalt de partner. Er is geen leveranciersrecord nodig. Dit werkt het best wanneer het alle tail spend dekt, niet slechts één aankoop.
Hoe de route via een centrale crediteur werkt
- De medewerker voert de aanvraag in, al dan niet met een bekende leverancier.
- De centrale crediteur controleert de leverancier, of zoekt er een, en plaatst de bestelling.
- De leverancier factureert de centrale crediteur en wordt volgens de afgesproken voorwaarden betaald.
- U ontvangt één digitale factuur voor de inkooporder, met uw inkoopordernummer, via Peppol of het kanaal van uw keuze.
Aan uw kant is er geen onboarding nodig, omdat de enige crediteur in uw ERP de centrale crediteur is. Leverancierscontroles, bankgegevens en betalingen worden afgehandeld door een partner die dit elke dag doet.
Waar u op moet letten voordat u een oplossing kiest
- Snelheid: is het mogelijk om binnen enkele dagen, in plaats van weken, bij een nieuwe leverancier te bestellen en te betalen?
- Controle: wie controleert de identiteit en de bankgegevens van de leverancier?
- Gegevens: houdt u per bestelling gedetailleerde gegevens op regelniveau bij voor rapportage en btw?
- Dekking: geldt deze voor goederen en diensten, in al uw landen?
- Ervaring van de leverancier: wordt de leverancier op tijd betaald, zonder te moeten aanmanen?
Hoe Spot Buy Center eenmalige betalingen aan leveranciers afhandelt
Spot Buy Center treedt op als centrale crediteur voor alle aankopen buiten uw strategische contracten. Medewerkers kunnen bij elke leverancier bestellen, ook bij leveranciers waarmee u nog nooit hebt gewerkt. Wij bestellen, ontvangen en controleren de leveranciersfactuur, betalen de leverancier en sturen u één digitale factuur per inkooporder. Meer op onze pagina over eenmalige leveranciersbetalingen en bij uitbesteding van inkoop.
Veelgestelde vragen
Is een account voor eenmalige leveranciers in het ERP voldoende?
Het bespaart onboardingtijd, maar de bankgegevens veranderen per factuur, wat auditors en fraudeteams als een risico zien.
Wie draagt het leveranciersrisico?
De centrale crediteur controleert en betaalt de leverancier; u hebt te maken met één bekende crediteur.
Kunnen we nog steeds de leverancier kiezen?
Ja. U kunt de leverancier zelf aanwijzen, of vragen om er een te zoeken.
