Kort gezegd: bij inkoopoutsourcing voor tail spend neemt een externe partner de inkoop van kleine, niet-strategische goederen en diensten voor zijn rekening: het zoeken naar leveranciers, het plaatsen van bestellingen, het opvolgen van leveringen, leveranciersfacturen en betalingen. Uw inkoopteam blijft verantwoordelijk voor de strategie, de contracten en de strategische leveranciers. De beste resultaten worden behaald wanneer de partner ook optreedt als centrale crediteur, zodat de ‘tail’ verdwijnt uit uw ERP-systeem en crediteurenadministratie, en ook uit de werklast van uw inkopers.
Waarom ' tail spend ' een goede kandidaat is voor uitbesteding
Tail spend is de grote groep kleine aankopen buiten uw hoofdcontracten om: spot-aankopen, eenmalige diensten, C-artikelen en bestellingen via de webshop. Dit vertegenwoordigt een klein deel van de totale uitgaven, maar wel het grootste deel van uw leveranciers, inkoopaanvragen en facturen. Elke aanvraag kost ongeveer evenveel moeite als een grote bestelling: een leverancier zoeken, een offerte aanvragen, de leverancier aanmaken, de levering opvolgen en de factuur controleren.
Dat werk levert zelden meerwaarde op voor een inkoopteam. Het gaat ten koste van de tijd die bestemd is voor categoriebeheer, onderhandelingen en leveranciersrelaties, terwijl interne klanten nog steeds te lang moeten wachten op wat ze nodig hebben.
Wat je kunt uitbesteden
- Inkoop en offertes: leveranciers zoeken voor eenmalige aanvragen, aanbiedingen vergelijken en offertes aanvragen (RFQ’s).
- Beheer van inkoopaanvragen: het omzetten van aanvragen in volledige inkooporders die voldoen aan uw goedkeuringsregels.
- Bestellingen en opvolging: bestellingen plaatsen, de levering opvolgen en problemen met de leverancier afhandelen.
- Aanmaken van leveranciers, facturering en betaling: het aanmelden en controleren van de leverancier, het ontvangen en afstemmen van de factuur, en het betalen van de leverancier.
Wat je beter intern moet houden
- inkoopstrategie en categorieplannen;
- contracten en onderhandelingen met strategische leveranciers;
- goedkeuringsregels, begrotingen en beleidsregels;
- beslissingen over wat er wordt gekocht en door wie.
Het uitbesteden van de ‘tail’ betekent niet dat u de controle verliest. Uw goedkeuringsregels blijven van kracht en elke bestelling krijgt uw eigen inkoopordernummer.
Drie manieren om het in te stellen
U hoeft niet alles in één keer uit te besteden. Met Spot Buy Center kiest u per categorie of bedrijfsonderdeel:
- Zelfbediening: uw team verzorgt de inkoop en de afhandeling van aanvragen; Spot Buy Center regelt het aanmaken van leveranciers, de facturering en de betaling als uw centrale crediteur.
- Administratieve dienst: Spot Buy Center verzorgt ook de afhandeling van aanvragen en de opvolging van leveringen.
- Volledige service: Spot Buy Center regelt alles, van inkoop tot betaling.
In elk abonnement zijn achterwaartse catalogi voor terugkerende artikelen inbegrepen.
Waarin verschilt het van een klassieke BPO voor inkoop?
Bij een klassieke overeenkomst voor de uitbesteding van bedrijfsprocessen wordt het volledige inkoopproces overgenomen, meestal door een speciaal team dat in uw systemen werkt. Tail spend -uitbesteding is beperkter en praktischer: deze richt zich op kleine, gevarieerde aankopen, en de partner koopt in eigen naam in. Omdat Spot Buy Center optreedt als de centrale crediteur, komen de leveranciers nooit in uw ERP terecht. U ontvangt één digitale factuur per inkooporder, via Peppol of een ander kanaal naar keuze, en betaalt één crediteur volgens uw eigen betalingsvoorwaarden.
Wat verandert er voor jullie teams?
- Inkoop: meer tijd voor strategische leveranciers en categorieën, minder kleine verzoeken in de inbox.
- Financiën en crediteurenadministratie: één crediteur in plaats van honderden kleine leveranciers, en minder facturen om te verwerken.
- Interne klanten: één manier om alles bij elke leverancier te bestellen, met snellere reacties.
Hoe te beginnen
- Analyseer de inkooporders en facturen van de afgelopen 12 maanden om te zien welke categorieën en leveranciers tot de ‘tail’ behoren.
- Kies de categorieën of bedrijfsonderdelen waarmee u wilt beginnen.
- Kies het serviceniveau per categorie: zelfbediening, beheerservice of volledige service.
- Spreek de goedkeuringsregels en het facturatiekanaal af.
- Begin met nieuwe aankopen en schakel bestaande kleine leveranciers stap voor stap over.
Veelgestelde vragen
Verliezen we de controle over wat er wordt gekocht?
Nee. Uw goedkeuringsregels en budgetten zijn van toepassing, en er wordt niets besteld zonder een goedgekeurde inkooporder met uw PO-nummer.
Kunnen we slechts een deel van het proces uitbesteden?
Ja. Je kunt beginnen met Self-service, waarbij je de inkoop zelf regelt en alleen het aanmaken van leveranciers, de facturering en de betaling uitbesteedt.
Welke categorieën komen in aanmerking?
Alle niet-strategische goederen of diensten die buiten uw hoofdcontracten vallen, zoals gereedschap, apparatuur, diensten, evenementen, IT-accessoires, reserveonderdelen en eenmalige verzoeken.
Lees meer over het uitbesteden van inkoop via tail spend, vergelijk de servicepakketten of neem contact met ons op via tail spend.
