Als procurement service provider neemt Spot BuyCenter de angel uit tail spend aankopen. Met gebruiksvriendelijke software en een brede waaier van diensten zorgt het Belgische bedrijf ervoor dat bedrijven hun ad-hocaankopen weer kunnen inzien en controleren. Maar wat zijn tail spend nu precies? En waarom is het een nagel aan uw inkoopkist?

Tail spend uitgaven = al uw onzichtbare, ad hoc uitgaven

Uw tail spend omvat alle uitgaven die geen strategisch onderdeel zijn van uw kernactiviteiten. Met andere woorden, het omvat de aankopen die u niet nodig hebt om uw diensten aan te bieden of uw producten te produceren. Het is alles wat u koopt dat van geringe waarde is of waarvoor iemand in uw bedrijf een beroep heeft gedaan op een leverancier die u zelden gebruikt - een zogenaamde "C-leverancier". Denk aan ad-hoc aankopen die u doet voor een bedrijfsevenement. Of aankopen van geringe waarde zoals kantoorbenodigdheden zoals whiteboards, papier en inktpatronen voor de printer. Uw tail spend kan van alles omvatten, van de reclamebanner die over de gevel van uw gebouw is gedrapeerd tot de gadgets die u uitdeelt aan uw collega's.

Tail spend = De schuld van online winkelen?

Tail spend is geen nieuw fenomeen. Maar het neemt wel toe. En dat is volledig te wijten aan de globalisering. Die heeft het u bijzonder gemakkelijk gemaakt om, terwijl u in België achter uw bureau zit, aankopen te doen in een webwinkel in Duitsland, de Verenigde Staten, China en zelfs verder ...

Het internet heeft een wereld van aankoopmogelijkheden geopend. Het enige wat nodig is, zijn een paar klikken en een vlotte betaling met een creditcard of QR-code en uw item is besteld. De belofte dat je nieuwe gadget binnen 24 of 48 uur bij je voordeur ligt, is een extra stimulans waar maar weinig mensen 'nee' tegen kunnen zeggen. En zo is het ook voor bedrijven.

Het probleem: door de snelheid waarmee iets kan worden besteld, hebben we de neiging niet lang na te denken over een aankoop. En wanneer deze spontane aankopen zich beginnen op te stapelen, ontstaat er een administratieve chaos in uw bedrijf.

Acht symptomen die wijzen op het tail spend syndroom

Het is mogelijk dat uw uitgaven voor reclame uit de hand lopen en dat u het nog niet doorheeft. Hier zijn acht verklikkerlampjes die u duidelijk maken dat het tijd is om uw tail uitgaven eens onder de loep te nemen.

1. Het Accounts Payable team moet elke week een nieuwe leverancier toevoegen, misschien zelfs elke dag.
2. Het Accounts Payable team ontvangt leveranciersfacturen van verschillende werknemers die allemaal begonnen zijn met het plaatsen van bestellingen.
3. Het Accounts Payable  team moet op het laatste moment betalingen verrichten omdat de gebruikelijke betalingstermijnen van het bedrijf niet werden overeengekomen met de leveranciers.
4. Verschillende afdelingen van uw bedrijf kopen dezelfde artikelen bij verschillende leveranciers.
5. U merkt dat 10% en minder van uw totale uitgaven bij 50% of meer van uw leveranciers ligt.
6. Je hebt geen idee wat de helft van je leveranciers eigenlijk leveren.
7. U merkt een toename in het gebruik van aankopen met een kredietkaart.
8. Het Accounts Payable team ontvangt veel facturen zonder bestelbonnummers, zodat zij niet weten of de factuur betaald mag worden of niet.

Wat kost tail spend uw bedrijf? Tijd en geld!

Tail spend klinkt helemaal niet efficiënt. Maar dat betekent toch niet dat je actie moet gaan ondernemen, toch? Nu, je kunt doen alsof er geen probleem is. Een beetje zoals u een lekkende kraan zou negeren. Of het knipperende rode lampje op het dashboard van uw auto. Op de korte termijn is het misschien niet zo'n groot probleem. Maar vroeg of laat krijgt u een waterrekening met schokkend nieuws, of staat u met een kapotte auto aan de kant van de snelweg.

Tail spend zal u op de lange termijn  zuur opbreken. Uw Accounts Payable team doet onnodig werk. U laat schaalvoordelen aan u voorbijgaan. En u krijgt uw Purchase-to-Pay-processen nooit volledig gedigitaliseerd. Kortom? U verspilt tijd en geld.

Hoe maak je je tail spend in orde?

Hoe zet u tail spend management op?

Herkent u de symptomen van uit de hand gelopen staartuitgaven in uw organisatie? Nu is het tijd om het te verhelpen!

Voorbeeld: Je zorgt ervoor dat je werknemers niet meer zelf dingen kunnen kopen. Maar ... Dan moet je een enorme inkoopafdeling opzetten die al die onbelangrijke of eenmalige aankopen voor zijn rekening neemt.

Een ander voorbeeld: U zou een reeks punch-out catalogi kunnen samenstellen. Dit is een methode waarbij u vanuit uw eigen inkoopapplicatie toegang verleent tot de catalogi van een bepaalde leverancier. Maar ... Wanneer u dit doet, verliest u heel wat flexibiliteit en de kans om te profiteren van verschillende verkopen en promoties. En u zult nooit de voordelen ontdekken die nieuwe spelers op de markt u bieden.

‍

De meest efficiënte manier om uw aankopen onder controle te houden is een partner te vinden die:

1. U helpt bij de implementatie van een centrale aanpak en strategie voor uw tail spend. Een goede partner begeleidt u bij het opstellen van de policies en vertelt u waar u de nadruk op moet leggen: wie aankopen mag doen, voor welk bedrag, welke richtlijnen ze moeten volgen, aan welke standaarden nieuwe leveranciers moeten voldoen, enzovoort. Het vastleggen van uw visie op tail spend maakt het voor uw medewerkers duidelijk wat wel en niet mag wanneer ze een aankoop willen doen. Een coherente en strategische aanpak geeft u een beter zicht op uw tail spend.
   
2. U helpt met de administratieve kant door een aantal taken over te nemen. Onderhandelen over contracten met nieuwe leveranciers, ervoor zorgen dat contracten voldoen aan de eisen of richtlijnen voor uw organisatie, facturen correct opmaken en controleren, en natuurlijk ervoor zorgen dat het bestelde artikel is aangekomen ... Uw tail spend partner is iemand die dit allemaal en meer voor u doet. Op die manier worden uw boekhouding en aankoopdiensten niet beziggehouden met kleine, tijdrovende taken.    
3. U een digitaal hulpmiddel aanbiedt om het overzicht te bewaren. Deze digitale tool is bij voorkeur ook speciaal gemaakt voor het verwerken en managen van tail spend in plaats van dat het de zoveelste extra feature is, op een systeem dat eigenlijk weinig met tail spend te maken heeft. De laatste jaren zijn veel ERP-systemen uitgebreid met diverse features. Het nadeel van deze uitbreidingen is dat de verschillende tools vaak beperkt zijn in wat ze kunnen en dat ze vaak minder gebruiksvriendelijk zijn dan ze zouden moeten zijn. De Spot Buy Center software is specifiek gericht op tail spend. Hierdoor heeft u een tool in handen die echt doet wat het moet doen.

‍

Tail spend is geen of/of verhaal. Er is een totaalaanpak nodig om orde in de chaos te scheppen. Maak het uw medewerkers gemakkelijk en zorg voor Self Service Procurement: zorg ervoor dat zij op een zeer eenvoudige manier naar de juiste inkoopkanalen kunnen gaan. Met Spot Buy Center als partner hoeft u er zelf geen tijd aan te besteden. In plaats daarvan bent u vrij om aan uw echte werk te werken!

‍